Организационная структура службы ДОУ

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:

секретариат,

экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,

подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

отдел совершенствования делопроизводства,

копировально-множительное бюро,

протокольная группа,

редакционная группа,

приемная,

архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

2-я категория - учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;

3-я категория - учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

4-я категория - учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).

Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2.