Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом

В экономике XXI века в связи с возрастанием темпов изменений и степени неопределенности экономической среды увеличивается потребность в повышении адаптивности организации, скорости ее реакции на изменения. Эта адаптивность становится одним из важнейших факторов конкурентоспособности организации как экономической системы. Одним из инструментов повышения адаптивности является корпоративное внедрение технологий тайм-менеджмента в качестве элемента системы управления организацией.

Термин «тайм-менеджмент» отражает наиболее распространенное определение сферы управленческой деятельности, оформившейся в самостоятельное направление менеджмента организации к 70-м г.г. XX века. Тайм-менеджмент включает в себя всю совокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач. Иногда для обозначения таких технологий применяются также термины «самоменеджмент», «персональная (личная) организация труда», в отличие от общего менеджмента (корпоративной организации труда).

В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента. Эта потребность обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы. Особенно это актуально для мультипроектной деятельности, а также при большом количестве внешних запросов (от клиентов, поставщиков, субподрядчиков и т.п.), обращенных непосредственно к сотруднику и требующих от него самостоятельной расстановки приоритетов (без обращения к непосредственному руководителю) в условиях ограниченных ресурсов времени.

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компетенты» и эффективность их работы становятся основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Указанная потребность современных организаций в централизованном корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловила необходимость определить место технологий тайм-менеджмента в системе управления организацией.

Управление временем - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. Базовые идеи Time Management (ТМ) заключаются в том, что основное внимание нужно уделять тому, куда должно инвестироваться время, а не тому, как быстрее делать дела. По сути, это очень важная и сложная задача определения приоритетов, которая затрагивает все области управленческой деятельности, связанные с принятием решений. Эффективное управление предприятием не возможно без глубокого понимания и практического применения этих принципов в повседневной деятельности.

Как бы там ни было, но своим временем управляют все. Вопрос только в том, насколько эффективно им это удается делать. Ведь проблема управления временем куда шире, чем банальное составление графика или схемы выполнения проекта. Особенно остро задача эффективного тайм-менеджмента стоит перед руководителями – они управляют не только своим собственным временем, но и рабочим временем своих подчиненных. Многие руководители сталкиваются с дефицитом рабочего времени, который незаметно перерастает в отсутствие у них свободного времени. Классические признаки дефицита времени у руководителя: постоянная спешка - всегда нахватает одного часа, одного дня, чтобы выполнить задуманную работу; большой поток рутинных дел и срочных вопросов, работа над которые отнимает много времени; постоянно дописывает бумаги дома и, как правило, по ночам; окружают «пожиратели времени»: телефоны, которые звонят не вовремя; сотрудники, отвлекающие внимание; руководство, вызывающее на незапланированные и длительные заседания.

В каждой организации можно обнаружить названные проблемы, в которые вовлечен весь персонал организации. Поэтому тайм-менеджмент необходимо распространить на всю организацию, так как отдельные островки его применения пользы ощутимой никогда не дают. Менеджер ранжирует цели и задачи, которые он ставит перед людьми, по признаку «важность-срочность» для того чтобы как можно быстрее и эффективнее достигать поставленной цели. Если эффективная система управления временем отсутствует, человек ходит на работу как в кино: утром приходит и не знает, что с ним будет в следующий момент. Каждый день – премьера, а эпизоды/действия могут развиваться по любому сценарию. Это интересно, но не очень продуктивно. Задача же руководителя заключается в том, чтобы активно продвигать свою организацию, а значит, ставить цели и предугадывать ход событий. Управленцы среднего звена и топ-менеджеры должны не столько воспринимать влияние на компанию извне, сколько развивать бизнес путем активного воздействия на окружающую среду. Другими словами, менеджер может быть футбольным мячом, которым играют обе команды футболистов и который понятия не имеет, куда полетит в следующий момент. А может быть форвардом, ведущим мяч и прекрасно знающим, кому и когда необходимо дать пас.

Управлять только рабочим временем невозможно. Если компания внедряет принципы тайм-менеджмента среди своих сотрудников, то ей волей-неволей придется захватывать и их личное время. Также не нужно забывать, что все мы живем в неравных социальных условиях: пиарщику не поручат выполнять план по производству подшипников, а простому рабочему не доверят провести рекламную кампанию. Вопрос, конечно, спорный, кто из них двоих эффективно пользуется своим временем, т.к. заводскому работнику необходимо работать по восемь часов в сутки, чтобы справиться с работой, а PR-менеджеру, возможно, несколько суток напролет. И сколько он на это затратит своего рабочего или личного времени, в принципе, сложно измерить.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов. Среди отечественных работ в этой области стоит отметить как получившие наиболее широкое распространение исследования и подходы Г.Х. Попова, среди западных - технологии Ст. Кови (США), Л. Зайверта (Германия), К. Меллера (Дания). Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX в. оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации.

Классики научного менеджмента (напр. Ф.У. Тейлор) впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. Директор Центрального Института Труда А.К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П.М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника. Основатель Теории решения изобретательских задач Г.С. Альтшуллер впервые указал на выработку с помощью хронометража «чувства времени», перерастающего в «чувство эффективности», изменяющее культуру человека и организации. Наконец, П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху», без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI веке.

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. В американском бизнес-консультировании первым серьезным руководством по теории и практике ТМ считается книга Джеймса МакКея «Управление временем» (McKay J. Т. The Management of Time. N. J., 1959). В данной книге впервые описывалась целостная система ТМ, основанная на идее «параллельности» управления временем, основным функциям менеджера по управлению организацией (планирование, контроль, координация и др.) и предлагался ряд рекомендаций по самоменеджменту.

С 1960-х годов идеи ТМ активно продвигает американский «гуру» современного бизнес-консалтинга Питер Друкер. В вышедшей в 1967 году книге «Эффективный управляющий» (Drucker P. F. The Effective Executive. N. Y., 1967) Друкер отмечает, что главное качество управляющего (менеджера) — эффективность, а первый способ (из пяти возможных) повышения эффективности — управление временем.

Еще одним известным бизнес-консультантом, прославившимся разработкой и внедрением системы ТМ в таких крупнейших организациях, как IBM, Bank of America и др., стал Алан Лакейн. Его книга (Lakein A. How To Get Control of Your Time and Your Life. N. Y, 1973) известна и российскому читателю (Лакейн А. Искусство успевать. М., 1996). В идеологическом плане (повышение личной эффективности менеджера) изложенные в книге взгляды аналогичны взглядам Друкера, а навыки управления временем традиционно «отсортированы» по управленческим функциям (планирование, принятие решений, контроль и др.).

Из европейских специалистов по ТМ, несомненно, следует упомянуть директора немецкого Института рационального использования времени Лотара Й. Зайверта и его знаменитую (в том числе и в России) книгу «Ваше время — в ваших руках» (М., 1990). Зайверт использует традиционную схему «ТМ по функциям», посвящая отдельные главы постановке целей, принятию решений, информации и коммуникациям и т. д.

В качестве примера использования ТМ в современном западном бизнес-консультировании можно привести бестселлер Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей» (Covey S. R. 7 Habits of Highly Effective People. N. Y, 1990). Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости (maturity), которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости - к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Привычка (habit) определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека.

Необходимость целостного и конструктивного анализа указанных проблем определила актуальность данной темы.

Цель выпускной квалификационной работы – рассмотреть основные вопросы управления временем сотрудников и обосновать значимость внедрения технологий ТМ в практику современной организации.

В соответствии с поставленной целью сформулированы следующие задачи:

- рассмотреть время как стратегический ресурс организации и человека, его свойства и виды;

- проанализировать причины дефицита времени;

- дать оценку компетентности организации и менеджера в управлении временем;

- рассмотреть тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом, стратегии и инструменты управления временем;

- предложить рекомендации по управлению временным ресурсом организации и человека.

Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике очевидна. Тайм-менеджмент (или самоорганизация) - это эффективная технология организации личной работы, с одной стороны. С другой стороны, это жизненная концепция человека страстно убежденного, что нельзя напрасно тратить невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге – своей жизни.

Глава 1. Время стратегический ресурс организации и человека

• Природа времени: свойства и виды
• Причины дефицита времени
• Компетентность организации и менеджера в управлении временем
• Стратегии и инструменты управления временем в организации
• Рекомендации по управлению временным ресурсом организации и человека