Рекомендации по управлению временным ресурсом организации и человека

Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае [37].

Первое, что нужно сделать, — распределить все свои цели и задачи на три группы:

- долгосрочные (стратегические), для их достижения нужно выполнить несколько промежуточных задач;

- среднесрочные (тактические), с задачами этой группы необходимо справиться в ближайшее время, но они пока «терпят»;

- текущие краткосрочные (оперативные), о сути этих целей говорит само их название.

В первый раз довольно сложно четко разделить задачи по группам. Но впоследствии это поможет не только расставлять свои цели по приоритетности, но и подразделять их на затяжные и краткие, находить более рациональные решения задач, связанных с личными контактами (например, решать некоторые вопросы не лично, а по телефону, с помощью электронной почты).

Грамотное составление распорядка дня позволяет продвинуться к выполнению не только среднесрочных, но и долгосрочных задач. К тому же оно благотворно действует на психику человека. Имея перед глазами четкий план, он чувствует себя более уверенным и спокойным. Пропадает паника перед массой несделанных дел. Человек меньше отвлекается на посторонние раздражители. Начинает работать подсознание. Во время обеденного перерыва, сна, по пути домой вызревает наиболее выгодное решение задач [38].

Направления улучшения использования рабочего времени:

- обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

- оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

- обеспечение всем необходимым бесперерывного трудового процесса;

- совершенствование приемов и методов труда;

- комплексное обоснование необходимых затрат труда;

- создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

- использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

- соответствие количества и качества труда его оплате.

Все выше перечисленные условия могут прямо или косвенно повлиять на улучшение использования рабочего времени.

Чтобы эффективно управлять временем необходимо начать с выявления временных затрат.

Инвентаризация времени включает в себя хронометраж (количественный учет времени) различных видов (качественный аспект учета времени) жизнедеятельности. Как правило, инвентаризация проводится в течение определенного отрезка времени и с определенной периодичностью.

На основе накопленных за время инвентаризации данных проводится анализ трат времени. Самый простой и доступный каждому интересующемуся ТМ анализ заключается в вычислении абсолютных (простая сумма) или относительных (процентная доля по отношению к общим затратам) затрат времени по видам деятельности. Более сложный анализ может включать использование произвольных коэффициентов, проясняющих качественные аспекты трат времени. Еще более сложный анализ (при достаточном объеме данных) может заключаться в использовании математико-статистических методов, например, в вычислении трендов.

Наиболее распространенные методы инвентаризации и анализа организационного и индивидуального времени представлены в табл. 2.3.1. и 2.3.2.

Таблица 2.3.1.

Методы инвентаризации и анализа организационного времени