Рекомендации по управлению временным ресурсом организации и человека
Таблица 2.3.2.
Методы инвентаризации и анализа личного времени
|
Метод |
Назначение |
|
Простой органайзер (ежедневник) |
Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Выявление основных временных помех. |
|
Органайзер с функциями качественного анализа времени |
Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности, включающий в обязательном порядке качественную оценку временных затрат о ряду произвольных критериев. |
|
Хронокарта Гастева |
Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Наглядное представление результатов анализа. |
Большинство предлагаемых методов на начальных этапах освоения ТМ используются для инвентаризации и анализа временных трат, но в последствии могут быть использованы и как инструменты для планирования стратегического и оперативного времени и контроля над выполнением поставленных задач [36].
В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов.
Этап 1. Подготовка к инвентаризации.
Шаг 1. Определить виды временных затрат жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически
независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества).
Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки временных затрат.
Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки.
Этап 2. Проведение инвентаризации (хронометраж).
Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки.
Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их к дальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели.
Этап 3. Анализ времени.
Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям:
1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам);
2) затраты на внерабочую активность;
3) затраты на временные помехи;
4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность.
Объем и направления анализа могут быть произвольными, в зависимости от масштабности поставленных задач инвентаризации.
Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования. Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов.
Наиболее «типичным» результатом анализа времени обычно становится выявление закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени. Выявленные закономерности могут быть как процессуального характера (сложившиеся стратегии, способы, поведенческие стереотипы использования времени), так и структурного (реальный фонд времени, помехи, энергетические ресурсы и др.).
Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени.
Этап 4. Изменение стратегии/способов управления временем.
Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (целей деятельности организации). Оформить письменно.