Стратегии и инструменты управления временем в организации
Рис. 2.2.1. Стратегии управления временем
Названия стратегий управления временем не случайно заключены в кавычки — они носят условный, метафорический характер. Понятно, что в буквальном смысле слова «ускорить» объективное течение времени невозможно, но вот сократить время выполнения каких-либо действий и ранее намеченного (типового) срока достигать каких-либо промежуточных целей — вполне возможно. Примеры использования стратегий оптимизации временного ресурса в организации приведены в таб.2.2.1.
Таблица 2.2.1.
Стратегии управления временем в организации
|
Стратегия управления временем |
Пример использования в организации |
|
1. «Ускорить» |
1) ускорение выполнения операций (изменить нормативы); 2) эффективное прогнозирование; 3) эффективная система принятия решений; 4) эффективная система коммуникаций; 5) повышение личной эффективности каждого сотрудника; 6) работа на опережение конкурентов. |
|
2. «Замедлить» |
1) увеличение срока эксплуатации оборудования, материальной базы и т.п.; 2) проведение кадровой политики по закреплению ценных сотрудников; 3) создание различных «стратегических запасов» |
|
3. «Накопить» |
1) выделение приоритетов на всех уровнях деятельности, во всех подразделениях; 2) формирование навыков резервирования времени у менеджеров и сотрудников; 3) реструктурирование фонда рабочего времени организации. |
|
4. «Упорядочить» |
1) эффективное планирование; 2) внедрение эффективной системы обратной связи и контроля; 3) обеспечение точности во времени как важнейшей ценности организации, связанной с системой контроля и мотивации. |
Стратегия «ускорения» времени заключается в сокращении времени выполнения каких-либо действий и в достижении ранее намеченного (типового) срока каких-либо промежуточных целей. Самым простым способом
«ускорения» времени, который восходит еще к тейлоризму, является изменение (оптимизация) трудовых операций и алгоритмов деятельности в целом, что неизбежно влечет за собой изменение (сокращение) нормативов временных затрат на конкретные трудовые операции. Трудовые операции должны стать проще, время их выполнения — короче, а вся система деятельности в идеале должна напоминать конвейер.
Подобный реинжиниринг до определенной степени может быть весьма эффективен, однако в его реализации существует некоторая незаметная морально-психологическая граница. Преодоление этой границы будет означать, что люди еще будут физически справляться с установленными временными нормативами, но работать они будут на пределе своих возможностей, а сама система труда обретет крайне «потогонный» и бесчеловечный характер.
Эффективное прогнозирование представляет собой неявный способ ускорения времени, но любое эффективное предвосхищение событий позволяет заранее подготовиться к ним, отреагировать на них вовремя и вообще «работать на опережение». Эффективное прогнозирование (или хотя бы предвидение) необходимо как воздух для бизнес-организаций, например, в маркетинге. Тот, кто точнее «угадал» тенденции спроса, имеет все шансы «ускориться» и обогнать конкурентов [15].
Эффективная система принятия решений подразумевает не просто быстрое, но и качественное принятие решений. Несмотря на то, что многие руководители продолжают принимать решения «по старинке», то есть интуитивно.
Эффективная система коммуникаций как способ «ускорения» времени связана, прежде всего, с максимально быстрым прохождением необходимой информации от адресата к получателю без потери ее качества.
Повышение личной эффективности каждого сотрудника предполагает «скользкий путь» внедрения в организацию индивидуального ТМ. Примером здесь может быть обучение каждого сотрудника навыкам скорочтения, скоростного печатания «слепым методом» и т. п. Подобный способ «ускорения времени» для организации будет достаточно затратным, а эффект его внедрения может оказаться непредсказуем. Сотрудники могут быть просто незаинтересованы в подобном обучении, рассматривая эти навыки как ненужные, а само обучение — как «блажь» руководства.