Документальное обеспечение управленческой деятельности предприятия

Государственное регулирование в области документационного обеспечения управленческой деятельности организаций в Российской Федерации осуществляют уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти и другие федеральные органы исполнительной власти в соответствии с их компетенцией. Основными направлениями государственного регулирования документационного обеспечения управленческой деятельности являются: разработка государственной научно-технической политики в области документационного обеспечения управленческой деятельности, в том числе на базе информационных технологий; развитие и совершенствование нормативной и методической базы документационного обеспечения управленческой деятельности; унификация, стандартизация систем документации, отражающих основные функции управления и отношения между организациями; контроль за порядком формирования и сохранностью документального фонда в интересах граждан, общества и государства; обеспечение единых принципов формирования и использования документальных фондов организаций; разработка и координация комплексных целевых программ научно-исследовательской работы в области документационного обеспечения управленческой деятельности; координация разработки, сертификация программ автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности в федеральных органах исполнительной власти.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Государственная система документационного обеспечения управления включает следующую документацию:

организационные документы;

распорядительные документы;

информационно-справочные документы;

документы по личному составу;

Организационные документы

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать:• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;• местонахождение (почтовый адрес); • предмет и цель деятельности;• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); • порядок распределения прибыли;• порядок образования учреждения (организации, предприятия);• порядок управления и прекращения деятельности;• органы управления (внутренняя организационная структура).

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: • Общие положения;• Должностные обязанности; • Права;• Ответственность; • Взаимоотношения.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: • статус коллегиального или совещательного органа; • порядок планирования работы; • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; • внесение материалов на рассмотрение; • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; • ведение протокола заседания; • оформление решений коллегиального или совещательного органа; • порядок доведения решений до исполнителей; • материально техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения.

Обязательные реквизиты: • наименование учреждения (организации); • вид документа; • заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); • вид документа; • дата; • место составления; • гриф утверждения; • текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.