Документальное обеспечение управленческой деятельности предприятия

Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола состоит из реквизитов: 1) наименование организации или ведомства (если есть); 2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно; 3) наименование структурного подразделения(если есть); 4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; 5) дата заседания, номер (в течение календарного года); 6) место составления (город); 7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); 8) текст вводной и основной части; 9) подписи; 10) гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают:

информационные;

отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки делится на две части:

) изложение фактов, послуживших причиной её составления;

) выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:1) наименование структурного подразделения(если есть); 2) наименование вида документа - докладная записка; 3) дата, номер; 4) адресат; 5) заголовок; 6) текст; 7) приложения; 8) подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа - докладная записка; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) приложения; 11) подпись.

Следующий вид информационно-справочного документа - объяснительная записка.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.

Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) подпись.

Следующий вид информационно-справочного документа - справка.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания: во второй - приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата её подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.

При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.