Документальное обеспечение управленческой деятельности предприятия

Формуляр справки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) подпись; 11) печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:1) письмо - просьба; 2) письмо - предложение; 3) письмо - претензия; 4) письмо - запрос; 5) письмо - извещение; 6) информационное письмо; 7) письмо - отказ; 8) письмо - напоминание; 9) сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) адрес организации (почтовый, телеграфный); 5) номер телефона, факса, телетайпа; 6) номер счета в банке; 7) дата, номер; 8) ссылка на индекс и дату входящего документа; 9) адресат; 10) заголовок; 11) текст; 12) приложения; 13) подпись; 14) печать; 15) фамилия и телефон исполнителя; 16) гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.

В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

Документы по личному составу

Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор) заключается между нанимателем и наемным работником. В соответствии со ст. 18 Кодекса законов о Труде Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы (подряд). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В контракте могут быть предусмотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

По истечении срока действия контракта он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.

Обязанности сторон

Работник обязуется (пункт 3 трудового контракта):

. добросовестно выполнять работу, в объеме, предусмотренном должностной инструкцией и распоряжениями нанимателя (иными ЛНПА);

. соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, иные документы, регламентирующие вопросы дисциплины труда;

. выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) Нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным актам;

. не допускать действий, препятствующих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;

. обеспечивать соблюдение установленных требований к качеству выполняемой работы;

. соблюдать установленные нормативными правовыми актами (документами) требования по охране труда и безопасному ведению работ, пользоваться средствами индивидуальной защиты;

. бережно относиться к имуществу Нанимателя, использовать это имущество для выполнения работы, предусмотренной настоящим контрактом, и (или) в соответствии с письменными или устными приказами (распоряжениями) Нанимателя, не противоречащими законодательству. Принимать меры к предотвращению ущерба (хищения);

. принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих нормальному выполнению работы (авария, простой и другие), и немедленно сообщать о случившемся Нанимателю;

. поддерживать свое рабочее место, оборудование и приспособления в исправном состоянии, порядке и чистоте;

. соблюдать установленный порядок хранения документов, материальных и денежных ценностей;

. хранить государственную и служебную тайну, не разглашать без соответствующего разрешения коммерческую тайну Нанимателя;

-1. не позднее, чем за две недели до истечения срока действия контракта письменно предупредить Нанимателя о решении продолжить или прекратить с ним трудовые отношения;

. исполнять другие обязанности, вытекающие из законодательства, локальных нормативных актов.

Наниматель обязан ( пункт 7 трудового контракта):

. организовать труд Работника;

. рационально использовать труд Работника;