Компетентность организации и менеджера в управлении временем

№ п/п

Элемент системы ТМ

Направление и методы управления

1

2

3

1

Постановка целей

Создание у сотрудников высокого уровня ТМ-мотивации, чувства сопричастности «борьбе за время».

Пересечение личных и деловых целей (система вовлечения).

Декларативное включение ТМ в личную организационную систему ценностей и целей.

Полный анализ сильных и слабых сторон сложившейся практике управления временем (SWOT - анализ).

Выделение приоритетов.

Выделение уровней целей (ценности – цели - задачи).

Экспертиза связанности и реалистичности целей.

Письменная фиксация сроков и первых шагов (внедрение особой ТМ-документации).

2

Планирование

Анализ существующих временных трат и на основе полученных результатов нормирование трудовых операций.

При планировании учет всех уровней (от долгосрочного до ежедневного).

Внимание к целому, системный подход, согласование планов отдельных подразделений.

Оптимальное распределение времени по этапам будущей работы.

Верный выбор ресурсной стратегии («ускорить», «накопить», «замедлить», «упорядочить») и создание резервов.

Реальное сокращение плановых сроков, увязано с системой мотивации (планировать поощрения за быструю работу и наказание за отставание от плана).

3

Принятие решения

Использование стратегий выделения приоритетов при принятии решений, например, упорядочивание дел по степени важности и по срокам («матрица Эйзенхауэра»).

Построение систем делегирования, освоение навыков делегирования.

Оптимизация процедур принятия решений, например, эффективное проведение совещаний.

Внедрение мер по информационно-технической поддержке решений (создание экспертных систем, оптимизация документооборота и пр.).

Продолжение табл. 2.1.2.

1

2

3

4

Выполнение решения

Модернизация распорядка (режим работы) дня, в том числе использование гибких графиков работы.

Деление дел на «гибкие» и «жесткие».

Обеспечение ритмичности работы, учет личных биоритмов, чередование труда и отдыха.

Обучение навыкам индивидуального планирования времени (блоки, перекрытие, зазоры и т.п.), использование контекстов.

Внедрение мер по совершенствованию способов и навыков работы.

5

Контроль над выполнением

Разработка и письменная фиксация схем контроля (субъекты, объекты, способы, режим).

Разработка каналов и способов «быстрого» оперативного контроля.

Разносторонний контроль (процесса, результатов, самоконтроль).

6

Коммуникации, управленческая информация

Планирование информационных сетей и информационных потоков в организации.

Разработка и внедрение систем электронного документооборота (IT- инжиниринг).

Изучение «техник личной работы» с бумагами, телефоном, корреспонденцией, книгами, компьютером и другой оргтехникой.

Формирование навыков эффективного проведения совещаний, бесед, встреч.