Компетентность организации и менеджера в управлении временем

3. Гибкое планирование: 1) использование разных стратегий резервирования времени («ускорить», «накопить», «упорядочить», «замедлить»); 2) выделение приоритетов; 3) использование алгоритмов отработки неожиданностей («сценариев»).

4. Эффективная система (механизм) принятия решений разного типа и уровня.

5. Эффективная система (механизм) контроля, учитывающая временной фактор.

6. Целенаправленное проектирование информационных сетей и информационных потоков, контроль над объемом информации и ее использованием.

Главный смысл понятия «компетентность организации во времени» — возможность быстро выявить, в каком звене (из шести перечисленных) управленческого процесса все делается легко и быстро (вовремя), а в каком наступает «торможение» [25].

Для того чтобы принятие решений в организации не превратилось в «пожирателя времени», необходимо создать четкую систему принятия решений. Во-первых, надо выделить типы решений, характерных для деятельности организации. Во-вторых, решения необходимо формализовать, включив их в должностные инструкции (в зависимости от уровня должности сотрудник несет ответственность за принятие решений определенного вида). В-третьих, в должностные инструкции должно быть включено описание процедуры («технологии») принятия решения определенного вида.

«Компетентность организации во времени» предполагает целостное (системное) существование всех шести внутриорганизационных факторов.

По аналогии с компетентностью организации во времени можно говорить о компетентности менеджера во времени.

Можно выделить семь факторов или причин компетентности менеджера во времени:

1. Осознанность и упорядоченность личных целей, их гармоничная согласованность с целями организации (и близких людей).

2. Регулярное планирование собственного времени, письменная фиксация задач и подзадач, сроков, ресурсов и др.

3. Эффективное планирование — умение выделять приоритеты (достаточно времени для главных дел), резервировать время, делить дела на «гибкие» и «жесткие», учитывать личные биоритмы и т. п.

4. Умение использовать других людей как временной ресурс, целенаправленное развитие навыков делегирования.

5. Рефлексия, самоанализ, творчество, обучение, тренировка - постоянный поиск способов сделать свою работу эффективнее и быстрее, постоянное совершенствование навыков, знаний, умений.

6. «Энергетический самоменеджмент» — оптимальное соотношение работы и отдыха, умение хорошо отдыхать, использование методов самомотивации.

7. Твердая воля, самоконтроль, создание схем внешнего контроля, способность преодолевать помехи, побеждать незапланированный хаос [29].

Глава 2. Тайм-менеджмент в сфере управления персоналом

2.1. Тайм-менеджмент: сущность и содержание

Тайм-менеджмент (Управление временем, time management, организация времени), ТМ — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности использования личного или корпоративного времени.

Тайм-менеджмент в узком смысле – это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях, когда у работников существует некая свобода выбора, проявляется творческая инициатива. Когда человек вынужден самостоятельно принимать решения, должен организовывать процесс работы с клиентами, ему необходимо владеть технологиями организации личного времени, повышения эффективности.

Специалисты выделяют два вида тайм-менеджмента: личный и корпоративный. В широком понимании тайм-менеджмент представляет собой механизм управления временем компании. В таком случае основное внимание уделяется организации работы в целом, а использование рабочего времени каждым сотрудником – это следствие правильного построения корпоративной системы [6].

Такой подход эффективен в том случае, когда от работника требуется быстрое и четкое выполнение поставленных задач. Таким образом, вопросы взаимоотношения сотрудников, согласование их индивидуальных целей и планов в условиях неизбежных личностных конфликтов требуют корпоративного, централизованного регулирования.

Наиболее тонким нюансом в личном тайм-менеджменте является соблюдение баланса между свободой и принуждением, а также корпоративное вмешательство только в те аспекты личной работы сотрудника, которые имеют значение для эффективности работы компании. При этом следует учитывать, что личный тайм-менеджмент является достаточно сильным двигателем корпоративной культуры.