Компетентность организации и менеджера в управлении временем
Для достижения ТМ-цели («срочность») мы можем использовать приведенные в соответствующей графе таблицы методы ТМ-оптимизации цели. Например, объявим всем сотрудникам, что «срочность» работы отныне является важным компонентом миссии организации (декларирование «временной ценности»), а также подкрепим эту декларацию внедрением каких-нибудь мотивационных мер (лучше поощрительного характера), которые реально стимулировали бы сотрудников к поведенческой реализации ценности.
Однако следует понимать, что система ТМ потому и получила название «система», что одних только мер по ТМ-оптимизации цели (и процесса целеполагания в целом) недостаточно. «Система» означает разработку, и внедрение целого комплекса мер по совершенствованию управления временем, по сути — реинжиниринга всех шести компонентов управленческого процесса. Если продолжать приведенный выше пример, то «срочность » в выполнении производственной цели должна достигаться не только через принятие ТМ-цели, но и с помощью эффективного планирования, принятия решений и т.д. Таким образом, разработка и внедрение системы ТМ — это всегда комплексное решение задач по временной оптимизации организационных процессов. Критериями оценки эффективности использования тайм-менеджмента можно назвать следующие (табл. 2.1.3.).
Таблица 2.1.3
Критерии тайм-менеджмента
|
ТМ- критерии |
ТМ-заповеди |
|
Материализованность и обозримость задач и информации |
Материализуй мысли и задачи, находясь «в голове», они не контролируемы |
|
Измеримость результатов, времени и эффективности |
Хотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений. |
|
Системность, согласованность, скоординированность работы |
Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результата |
|
Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования |
Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения |
|
Целеориентированность, определенность направления |
Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей |
|
Приоритезированность, сфокусированность на главном |
Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы |
|
Инвестиционность, ориентация на развитие |
Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается |
|
Своевременность исполнения |
Ловите удачные возможности. План - средство это делать, но не самоцель |
|
Контролируемость исполнения |
Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего |
|
Легкость работы |
Управляйте рабочей нагрузкой, работайте меньше, но «умнее». Загнанный как лошадь менеджер - профнепригоден |
|
Внимание к эффективности |
Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности» |
1. Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в MS Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.